Web会議でプレゼンする時は資料投影から練習すべき理由

ビジネス

皆さんの会社は出社必須でしょうか、それともリモートワークが基本でしょうか。コロナ禍でのニューノーマルな働き方もすっかり定着し、リモートワークで問題なく働けているよという人も多いのではないかと思います。今回はそんなリモートワークで頻発するWeb会議(テレカン)にまつわるお話です。

「資料映ってますでしょうか?」というお決まり台詞

Web会議をしたことがある人ならみなさん経験があるかと思いますが、プレゼンターが資料を投影する際、はじめにお決まりのように「資料映っておりますでしょうか?」と全体に問いかけるのが定番になっています。

私はこの台詞が好きではありません。2〜3人の少数メンバーでの会議なら「見えてます」と普通に答えるだけでいいのですが、問題は大人数での会議です。部会などの超大人数会議の場合、誰が答えるのだろう、誰も答えなかったらどうしよう、と勝手にプレゼンターの気持ちになってハラハラしてしまうからです。もちろん最終的に誰かが「見えてますよー」と答えることがほとんどですが、その場合でもほぼ毎回微妙な間が空きます。私はこの時の間が耐えられないのです。

じゃあ率先して答えてあげればいいじゃないかという意見も出そうですが、それこそ部会というのは取り仕切っている人がいて他のメンバーは基本全員ミュートにしています。その中でミュートを解除して発言するというのが、それはそれで違和感が出てしまうなと思うのです。部会でなくても、一定数の人数がいるとその中で一番権力のある人が代表して答える空気がありますよね。そんなわけで私が「見えてます!」と答える場面はほぼないわけです。

資料投影の練習が大事

このなんとも言えない「資料映ってますでしょうか?」タイムを避けるためには、やはりプレゼンターが事前に資料投影の練習をすることが重要です。おそらく資料そのものの発表練習はしっかり行っていると思います。しかしその前後で行う資料の投影と解除は、意外と見過ごされている盲点となっているのではないでしょうか。そのために問題なく資料が投影できているか不安になり、「資料映ってますでしょうか?」という質問台詞になるわけです。

最難関ポイントである画面の選択に慣れよう

プレゼンターが最も心配しているのは、おそらく「正しい資料を投影できているかどうか?」だと思います。実際ブラウザーやパワーポイントなど複数のファイルを開いていると、画面選択時の選択肢の多さに面食らいます。一見どれがどの画面かわかりにくいので、当たりをつけて画面を共有し、正しい資料が共有できているかを確認することになるのです。

しかしよく見るとちゃんとそれぞれの画面が選択時に識別できるように表示されていますし、画面名が書いてある場合もあります。それらの情報をヒントに正しく自分が投影したい資料を選ぶことができれば、不安要素は大きく減ることになるでしょう。また実際に画面を選択すると、選択された画面に枠がつくこともあります。意図した画面に枠がついていれば正しく共有できていることがわかるというわけですね。

実際のWeb会議システムで練習するのがベスト

投影の練習をする時は、実際に会議が行われるWeb会議システムを使うのがベストです。なぜならシステム(ツール)によってUIが異なるため、「画面の共有」ボタンの位置や、共有時の表示が微妙に異なるからです。本番さながらのシミュレーションで、はじめに挨拶を行いそこから資料投影〜解除まで通して練習できたら、本番で予想外のことが起こり焦ることもほぼなくなるのではないかと思います。

会議が設定されているカレンダー上に会議URLが載っていることがほとんどだと思うので、そこから会議システムを判断することができます。もしなんの情報もない場合は、おそらく他の参加者も戸惑っているはずなので、代表して主催者にURLを尋ねつつ同時に会議システムを把握するのがスマートだと思います。

スマートな資料投影で好印象を残そう

というわけで今回は、意外と見落とされがちな「資料投影の練習」の重要性について書かせていただきました。スマートな資料投影を行い、「資料映っておりますでしょうか?」という気まずい時間からおさらばしてしまいましょう。

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